Metoda kasowa pozwala przedsiębiorcy na rozliczenie VAT-u dopiero w momencie otrzymania płatności od kontrahenta. Dzięki temu nie musi płacić podatku w sytuacji, gdy faktura nie została jeszcze uregulowana przez nabywcę towaru lub usługi. Wybór tej metody rozliczeń wpływa na sytuację kontrahenta i warto wziąć to pod uwagę przed zadeklarowaniem tej metody rozliczeń. W tym artykule odpowiemy na pytanie, czy każdy przedsiębiorca może skorzystać z metody kasowej i jakie warunki należy spełnić, by zyskać prawo do takiego sposobu rozliczania.

Ogólna zasada podatkowa przewiduje, że przedsiębiorca sprzedający towar lub wykonujący usługę musi rozliczyć VAT po wystawieniu faktury. Znajduje tu zastosowania tzw. metoda memoriałowa, która nakazuje ewidencjonowanie przychodów i rozchodów w okresie, którego dotyczą, niezależnie od terminu ich zapłaty. Co za tym idzie, również wykazanie podatku VAT ma miejsce w momencie „zafakturowania” nabywcy lub otrzymania faktury od dostawcy.

Metoda memoriałowa

Z zasady memoriałowej wynika, że każda transakcja musi zostać zaksięgowana w momencie jej zajścia, a nie w momencie wystąpienia przepływu pieniężnego. Zalety metody memoriałowej:

• pozwala ona na dokładną i skuteczną ewidencję wpływów i wypływów finansowych
• pozwala odzwierciedlić rzeczywistą sytuację jednostki i pokazuje realne wyniki finansowe jej działalności
• pokazuje rzeczywisty obraz pasywów i aktywów
• umożliwia zwiększenie wiarygodności i przejrzystości sprawozdań finansowych.

Dowodem na płynące z niej korzyści niech będzie fakt, że jest stosowana w międzynarodowej rachunkowości. Wiąże się również z niedogodnościami dla samego przedsiębiorcy: skoro zakłada odprowadzenie podatku VAT w chwili wystawienia faktury, to ryzykuje on, że w braku płatności będzie on „sponsorował” nierzetelnego kontrahenta. Nie tylko nie otrzyma należnego wynagrodzenia, ale też zapłaci podatek, choć nie otrzyma płatności z tytułu wykonanej usługi lub dostarczonego towaru.

 Metoda kasowa w VAT

Szczególną metodą rozliczania VAT jest metoda kasowa, w której sprzedawca lub wykonawca wykazuje podatek VAT w momencie otrzymania płatności od czynnego podatnika VAT. Z kolei nabywca, który otrzymał fakturę z oznaczeniem „kasowa”, może odliczyć podatek VAT dopiero po zapłaceniu części lub całości zobowiązania z tytułu danej faktury.

Metoda kasowa polega na wykazaniu w deklaracjach JPK_VAT transakcji dopiero w momencie ich rzeczywistego wystąpienia.

Jak widać, metoda kasowa i metoda memoriałowa są przeciwieństwami.

Metoda kasowa zdejmuje z przedsiębiorcy ryzyko zapłaty podatku od faktury, która przez wiele miesięcy nie zostanie uregulowana, jeśli trafi się nierzetelny kontrahent. Warto jednak mieć na uwadze ograniczenie metody kasowej, gdy nabywcą jest podatnik VAT zwolniony lub klient detaliczny, gdyż brak płatności będzie odraczał moment powstania obowiązku podatkowego do 180 dnia od dokonania sprzedaży. Wiąże się to z pewnymi wadami, które dotyczą kwestii analitycznych i raportowania. Na przykład częściowa zapłata za fakturę musi być odpowiednio ujęta. Szczególne rodzaje transakcji takie jak import usług, procedura nabycia na podstawie komisu czy wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów nie mogą skorzystać z reżimu metody kasowej.

Metoda kasowa VAT: dla kogo

Metoda kasowa jest przeznaczona wyłącznie dla czynnych podatników VAT posiadających status małego podatnika VAT.  Decydując się na kasowe rozliczenie VAT metodę kasową wybiera się na co najmniej 12 kolejnych miesięcy lub do momentu utraty statusu małego podatnika VAT.

Mały podatnik dla celów VAT to nie to samo co mały podatnik dla celów PIT albo CIT.

Art. 2 pkt 25 ustawy o podatku od towarów i usług przewiduje, że podatnik o statusie małego podatnika to czynny podatnik VAT, u którego wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku VAT) nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym wyrażonej w złotych kwoty odpowiadającej równowartości 2 000 000 euro.

Metoda kasowa rozliczania podatku VAT

Czynni podatnicy VAT, którzy spełniają warunki dla statusu małego podatnika i chcą wybrać metodę kasową, mogą tego dokonać z początkiem roku albo w jego trakcie.

Wybór metody kasowej odbywa się za pomocą wypełnionego formularza VAT-R w trybie aktualizacji. Formularz informujący o rozpoczęciu stosowania metody kasowej musi być złożony przed pierwszym dniem kwartału, w którym podatnik będzie stosował metodę kasową.

Formularz ten podatnik składa do urzędu skarbowego właściwego ze względu na adres (osoba fizyczna) albo ze względu na adres siedziby (osoba prawna).

Przykład: Podatnik chce rozpocząć stosowanie metody kasowej od 1 grudnia. W tej sytuacji musi złożyć wniosek najpóźniej 30 września.

Podatnik, który wybrał metodę kasową, jest zobligowany do:

• składania wyłącznie kwartalnych deklaracji VAT i kwartalnych deklaracji JPK_V7K
• wystawiania faktury sprzedaży z obowiązkowym dopiskiem „metoda kasowa”
• ewidencjonowania faktury sprzedaży w ewidencji VAT JPK_V7K z obowiązkowym oznaczeniem typu dokumentu  „MK”

•  Zwykle przy metodzie kasowej obowiązuje rozliczenie w okresach kwartalnych nie dotyczy to jednak podatników:w ciągu pierwszych 12 miesięcy prowadzenia działalności
• lub tracących prawo do rozliczeń kwartalnych na podstawie art. 99 ust. 3a pkt 2, ale zachowujących status małego podatnika.

Metoda kasowa a nabywca towarów lub usług

Wybór metody kasowej oddziałuje także na nabywcę towarów lub usług. Wystawienie faktury z dopiskiem „metoda kasowa” przekłada się na prawo do odliczenia VAT dopiero w momencie uiszczenia zapłaty.

Z tego powodu nabywcy mogą nie być zainteresowani współpracą z firmą wystawiającą takie faktury. Korzystniejsze będzie dla nich prowadzenie transakcji z przedsiębiorcą stosującym metodę memoriałową.

Czy to automatycznie oznacza, że firmy stosujące metodę kasową są na straconej pozycji? Faktycznie, w oczach wielu potencjalnych kontrahentów mają gorszą pozycję negocjacyjną, ale jeśli przedstawią atrakcyjną ofertę współpracy (dobre ceny, lepsze warunki, towar lepszej jakości niż konkurencja), mogą zrekompensować kontrahentowi niedogodność związaną z fakturami wystawianymi metodą kasową.

Metoda kasowa a odliczenie VAT

Przy metodzie kasowej można odliczyć VAT dopiero po zapłaceniu faktur. Jeśli faktura została zapłacona w części, to przysługuje prawo do odliczenia VAT-u tylko od tej opłaconej części.

Aby powstało prawo do odliczenia, u wystawcy faktury podatek VAT musi być wymagalny, co oznacza, że powstał obowiązek podatkowy z tytułu czynności podlegających opodatkowaniu tym podatkiem oraz powstała także podstawa opodatkowania z tytułu zrealizowania jednej z czynności podlegających opodatkowaniu VAT.

Metoda kasowa: dla kogo jest korzystna?

Rozliczanie metodą kasową jest korzystne przede wszystkim dla przedsiębiorców, którzy wystawiają faktury z długimi (odroczonymi) terminami płatności. Jest także opłacalne dla nowych firm, które nie są w stanie określić terminu wpływu należności lub gdy spodziewają się opóźnień płatności.

Podmioty stosujące metodę kasową muszą śledzić terminy zapłaty przez klienta. Może to być trudne, gdy klient nie uiści całej zapłaty jednorazowo, gdyż wtedy fakturę rozlicza się wielokrotnie.

W przypadku wątpliwości dotyczących metody kasowej warto skorzystać z doradztwa specjalistycznego.

Zadbaj o finanse swojej firmy i skontaktuj się z biurem rachunkowym bFast!