Po co Ci certyfikaty KSeF?
Certyfikat KSeF to cyfrowy „klucz”, dzięki któremu bFAST może w Twoim imieniu łączyć się z Krajowym Systemem e-Faktur: wysyłać do niego faktury i pobierać z niego dokumenty. Wygenerujesz go samodzielnie na rządowej platformie KSeF, a potem jednorazowo zaimportujesz do swojego panelu klienta w bFAST. Cały proces zajmuje kilkanaście minut, a ten poradnik przeprowadzi Cię przez niego krok po kroku.
Zobacz poradnik wideo
Wolisz obejrzeć niż czytać? Nagraliśmy cały proces od logowania do KSeF po import plików w bFAST. Poniżej znajdziesz też ten sam opis w krokach, do którego możesz wracać w trakcie pracy.
Film nie ładuje się? Obejrzyj go na YouTube.
Czym są certyfikaty KSeF i które będą Ci potrzebne?
Każdy certyfikat składa się z pliku z kluczem prywatnym (.key), pliku certyfikatu (.crt) oraz hasła, które ustawiasz podczas składania wniosku. Na platformie KSeF wygenerujesz dwa rodzaje certyfikatów i oba są potrzebne:
- ●Uwierzytelnienie w systemie KSeF – to certyfikat „online”, który pozwala bFAST zalogować się do KSeF w Twoim imieniu.
- ●Podpis linku do weryfikacji wystawcy – to certyfikat i klucz podpisu offline. Dzięki nim możesz wysyłać faktury do KSeF także w innym czasie, a nie tylko wtedy, gdy system jest dostępny.
Każdy z nich generujesz osobno, więc na koniec będziesz mieć dwa komplety plików. Certyfikat jest ważny maksymalnie 2 lata, a Ministerstwo Finansów zapowiada, że certyfikaty staną się podstawową metodą uwierzytelniania w KSeF w miejsce tokenów.
Zanim zaczniesz
Przygotuj kilka rzeczy, żeby proces poszedł bez zatrzymań:
- ●NIP firmy i możliwość zalogowania się do KSeF – w filmie logujemy się przez aplikację mObywatel, bo to najszybsza forma
- ●uprawnienia w KSeF do zarządzania certyfikatami – jeśli działasz w imieniu firmy, sprawdź je wcześniej, a po ich nadaniu wyloguj się i zaloguj ponownie
- ●bezpieczne miejsce na komputerze na pliki z certyfikatami
- ●konto w bFAST i dostęp do panelu klienta
Jak wygenerować certyfikat w KSeF – krok po kroku
Zaloguj się na platformie KSeF
Wejdź na rządową platformę KSeF (ap.ksef.mf.gov.pl), kliknij „Zaloguj się”, wpisz NIP i wybierz formę logowania. Najszybszą jest aplikacja mObywatel.
Otwórz Certyfikaty i wybierz „Wnioskuj o certyfikat”
W menu wybierz zakładkę Certyfikaty, a następnie opcję składania wniosku o certyfikat.
Nadaj nazwę i ustaw hasło
Wpisz nazwę, po której rozpoznasz certyfikat, oraz hasło – i powtórz je w drugim polu. Najlepiej używać tego samego hasła dla obu certyfikatów, bo będzie łatwiej nimi zarządzać. Zapisz je, bo będzie potrzebne przy imporcie do bFAST.
Wygeneruj klucz (plik .key)
Kliknij „Generuj”. System utworzy plik z kluczem prywatnym, który zapisze się na Twoim komputerze. Zadbaj o jego kopię – bez klucza certyfikat jest bezużyteczny.
Wybierz typ „Uwierzytelnienie w systemie KSeF” i wyślij wniosek
Zaznacz uwierzytelnienie w systemie KSeF i kliknij „Wyślij wniosek o wydanie certyfikatu”. To będzie certyfikat online.
Odśwież i pobierz certyfikat (plik .crt)
Po chwili odśwież stronę i pobierz gotowy certyfikat. Masz już parę plików do uwierzytelnienia: .key i .crt.
Powtórz dla „Podpisu linku do weryfikacji wystawcy”
Złóż drugi wniosek tą samą drogą, z tą samą nazwą i tym samym hasłem, ale jako typ wybierz „Podpis linku do weryfikacji wystawcy”. Wygenerujesz w ten sposób certyfikat i klucz podpisu offline, czyli drugą parę plików .key i .crt.
Jak wgrać certyfikaty do bFAST
Otwórz panel klienta w bFAST
Zaloguj się do bFAST i przejdź do importu certyfikatów KSeF w swoim panelu klienta.
Zaimportuj certyfikat uwierzytelnienia
W górnym rzędzie znajdziesz pola na certyfikat uwierzytelnienia i klucz uwierzytelnienia. Wgraj plik .crt oraz plik .key z pierwszego wniosku i wpisz hasło, które ustawiłeś na platformie KSeF.
Zaimportuj podpis linku (certyfikat offline)
Analogicznie wgraj drugą parę plików, czyli certyfikat i klucz podpisu linku do weryfikacji wystawcy, wpisując to samo hasło.
Zatwierdź import
Sprawdź, czy oba komplety plików są wgrane, i zatwierdź. Od tej chwili możesz korzystać z bFAST w pełni: wysyłać faktury do KSeF, pobierać z niego dokumenty i prowadzić cały obieg dokumentów w systemie.
Wskazówka z filmu: zanim zatwierdzisz import, wygeneruj na platformie KSeF oba certyfikaty (uwierzytelnienie oraz podpis linku), z tym samym hasłem. Dzięki temu wgrasz wszystkie pliki za jednym razem.
Bezpieczeństwo certyfikatów
Klucz prywatny i hasło pozwalają działać w KSeF w Twoim imieniu, więc traktuj je jak dane logowania do banku:
- ●nie wysyłaj plików i hasła mailem ani komunikatorem
- ●trzymaj kopię w bezpiecznym miejscu, np. w menedżerze haseł lub na zaszyfrowanym dysku
- ●po wgraniu do bFAST certyfikaty są przechowywane w zaszyfrowanej formie w Google Secret Manager
- ●jeśli podejrzewasz wyciek, unieważnij certyfikat na platformie KSeF i wygeneruj nowy
Najczęstsze problemy
- ●brak uprawnień do zarządzania certyfikatami w wybranym kontekście – sprawdź uprawnienia i zaloguj się ponownie
- ●zgubiony klucz prywatny – nie da się go odzyskać, trzeba wygenerować certyfikat od nowa
- ●pomylone pliki certyfikatu uwierzytelnienia i podpisu linku – opisuj pliki od razu po pobraniu, a przy imporcie sprawdzaj, czy trafiły do właściwych pól
- ●wgranie certyfikatu z błędnym hasłem – użyj dokładnie tego hasła, które ustawiłeś na platformie KSeF (dlatego warto stosować jedno hasło do obu certyfikatów)
- ●wygasły certyfikat – zapisz w kalendarzu datę ważności (maksymalnie 2 lata), żeby odnowić go z wyprzedzeniem
Podsumowanie
Wygenerowanie certyfikatów KSeF i zaimportowanie ich do bFAST to zadanie na kilkanaście minut, a potem możesz o nim zapomnieć aż do odnowienia. Wystarczy:
- ●wygenerować w KSeF dwa certyfikaty (uwierzytelnienie oraz podpis linku) i zapisać pliki .key, .crt oraz hasło
- ●zaimportować oba komplety do panelu klienta w bFAST
- ●zadbać o bezpieczne przechowywanie i termin ważności
Reszta dzieje się w bFAST: wysyłanie faktur, pobieranie dokumentów i obieg dokumentów w jednym miejscu.
Wysyłaj faktury do KSeF bez stresu
Załóż konto w bFAST – darmowym programie do faktur online z KSeF.