Po co są certyfikaty KSeF?
Certyfikaty KSeF pozwalają bFAST łączyć się z Krajowym Systemem e-Faktur w imieniu Twojej firmy. Dzięki nim program może wysyłać faktury do KSeF oraz pobierać dokumenty z systemu.
Certyfikaty generujesz samodzielnie na platformie KSeF, a następnie dodajesz je w panelu klienta bFAST. W tym poradniku pokazujemy cały proces krok po kroku.
Zobacz poradnik wideo
Jeśli wolisz zobaczyć cały proces na ekranie, przygotowaliśmy instrukcję wideo. Pokazujemy w niej logowanie do KSeF, generowanie certyfikatów oraz ich dodanie do bFAST.
Poniżej znajdziesz również instrukcję tekstową, z której możesz korzystać podczas konfiguracji.
Film nie ładuje się? Obejrzyj go na YouTube.
Czym są certyfikaty KSeF i które będą potrzebne?
Do konfiguracji potrzebujesz dwóch certyfikatów KSeF.
Każdy z nich składa się z:
- ●pliku klucza prywatnego .key
- ●pliku certyfikatu .crt
- ●hasła ustawionego podczas składania wniosku
Potrzebne są dwa rodzaje certyfikatów:
Uwierzytelnienie w systemie KSeF
Ten certyfikat pozwala bFAST uwierzytelnić się w KSeF w imieniu Twojej firmy.
Podpis linku do weryfikacji wystawcy
Certyfikat wykorzystywany do obsługi trybu offline i podpisywania linku umożliwiającego weryfikację wystawcy faktury.
Każdy certyfikat generujesz osobno. Po zakończeniu procesu będziesz więc mieć dwa pliki .key i dwa pliki .crt.
Certyfikat może być ważny maksymalnie przez 2 lata.
Zanim zaczniesz
Przed rozpoczęciem przygotuj:
- ●NIP firmy
- ●dostęp do KSeF
- ●uprawnienia do zarządzania certyfikatami
- ●konto i dostęp do panelu bFAST
- ●bezpieczne miejsce do zapisania plików certyfikatów
W naszym przykładzie logujemy się do KSeF przez aplikację mObywatel.
Jeśli uprawnienia do certyfikatów zostały nadane przed chwilą, wyloguj się z KSeF i zaloguj ponownie.
Jak wygenerować certyfikat w KSeF krok po kroku
Zaloguj się do KSeF
Wejdź na platformę KSeF, kliknij „Zaloguj się”, wpisz NIP firmy i wybierz sposób logowania.
W naszym przykładzie korzystamy z aplikacji mObywatel.
Przejdź do zakładki Certyfikaty
W menu wybierz „Certyfikaty”, a następnie opcję „Wnioskuj o certyfikat”.
Nadaj certyfikatowi nazwę i ustaw hasło
Wpisz nazwę, która pozwoli Ci później łatwo rozpoznać certyfikat.
Następnie ustaw hasło i wpisz je ponownie.
Hasło będzie potrzebne podczas dodawania certyfikatu do bFAST, dlatego zapisz je w bezpiecznym miejscu.
Dla wygody możesz ustawić takie samo hasło dla obu certyfikatów.
Wygeneruj klucz prywatny
Kliknij „Generuj”.
KSeF utworzy plik .key, który zostanie zapisany na Twoim komputerze.
Zachowaj ten plik. Klucza prywatnego nie można później ponownie pobrać.
Wybierz „Uwierzytelnienie w systemie KSeF”
Zaznacz ten typ certyfikatu i wyślij wniosek.
Będzie to pierwszy certyfikat potrzebny do integracji z bFAST.
Pobierz certyfikat
Po wystawieniu certyfikatu odśwież stronę i pobierz plik .crt.
Masz teraz pierwszy komplet:
- ●plik .key
- ●plik .crt
Wygeneruj drugi certyfikat
Powtórz ten sam proces, ale tym razem wybierz:
Ponownie wygeneruj plik .key, wyślij wniosek i pobierz plik .crt.
Po zakończeniu powinieneś mieć dwa komplety plików.
Jak wgrać certyfikaty do bFAST
Zaloguj się do bFAST
Otwórz panel klienta i przejdź do miejsca, w którym dodawane są certyfikaty KSeF.
Dodaj certyfikat uwierzytelnienia
W odpowiednich polach dodaj:
- ●plik .crt certyfikatu uwierzytelnienia
- ●odpowiadający mu plik .key
- ●hasło ustawione podczas generowania certyfikatu
Dodaj certyfikat podpisu linku
W drugim zestawie pól dodaj:
- ●plik .crt certyfikatu podpisu linku
- ●odpowiadający mu plik .key
- ●hasło do certyfikatu
Zatwierdź
Sprawdź, czy oba komplety zostały dodane do właściwych pól, a następnie zatwierdź konfigurację.
Po poprawnym dodaniu certyfikatów bFAST będzie mógł komunikować się z KSeF.
Wskazówka: najlepiej najpierw wygenerować oba certyfikaty w KSeF, a dopiero później przejść do bFAST. Dzięki temu wszystkie pliki możesz dodać podczas jednej konfiguracji.
Jak bezpiecznie przechowywać certyfikaty?
Plik .key oraz hasło do certyfikatu są szczególnie ważne. Osoba, która uzyska do nich dostęp, może próbować wykorzystać je do uwierzytelnienia w KSeF.
Dlatego:
- ●nie wysyłaj kluczy i haseł zwykłym mailem ani komunikatorem
- ●przechowuj kopię w bezpiecznym miejscu
- ●nie udostępniaj plików osobom, które ich nie potrzebują
- ●jeśli podejrzewasz, że klucz lub hasło trafiły w niepowołane ręce, unieważnij certyfikat w KSeF i wygeneruj nowy
Po dodaniu certyfikatów do bFAST są one przechowywane w zaszyfrowanej formie w Google Secret Manager.
Najczęstsze problemy
Brak uprawnień do zarządzania certyfikatami
Sprawdź uprawnienia w KSeF. Jeśli zostały dopiero nadane, wyloguj się i zaloguj ponownie.
Zgubiony plik .key
Klucza prywatnego nie można ponownie pobrać. W takiej sytuacji trzeba wygenerować nowy certyfikat.
Pomylenie plików
Przy zapisywaniu plików warto od razu oznaczyć, który komplet dotyczy uwierzytelnienia, a który podpisu linku.
Nieprawidłowe hasło
Podczas importu wpisz dokładnie to samo hasło, które zostało ustawione podczas generowania certyfikatu w KSeF.
Certyfikat stracił ważność
Sprawdź datę ważności certyfikatu i odpowiednio wcześniej wygeneruj nowy.
Podsumowanie
Do połączenia bFAST z KSeF potrzebujesz dwóch certyfikatów:
- ●certyfikatu uwierzytelnienia
- ●certyfikatu podpisu linku do weryfikacji wystawcy
Dla każdego z nich zapisujesz plik .key oraz pobierasz plik .crt.
Następnie oba komplety dodajesz w panelu bFAST wraz z odpowiednimi hasłami.
Po zakończeniu konfiguracji bFAST może obsługiwać komunikację z KSeF, w tym wysyłanie faktur i pobieranie dokumentów.
Wysyłaj faktury do KSeF z bFAST
Załóż bezpłatne konto w bFAST i korzystaj z programu do fakturowania zintegrowanego z KSeF.